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BORRADOR pendiente de validación legal. Los textos entre corchetes son datos de ejemplo; no publicar hasta reemplazarlos y que un abogado lo revise.

Aviso de privacidad

Última actualización: [FECHA DE ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN]

1. Quién es el responsable

[RAZÓN SOCIAL DEL RESPONSABLE] (RFC [RFC]), con domicilio en [DOMICILIO COMPLETO DEL RESPONSABLE] (en adelante, «vikyRH»), es responsable del tratamiento de tus datos personales en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su normativa.

Importante: vikyRH es un sistema que las empresas contratan para administrar a su personal. Los datos de los colaboradores que cada empresa captura en el sistema (expediente, asistencia, vacaciones, nómina, etc.) los trata vikyRH por cuenta de esa empresa, que es quien decide para qué se usan y quien te dará su propio aviso de privacidad como patrón. En ese caso vikyRH actúa como encargado y solo los trata conforme a las instrucciones de la empresa y al contrato de servicio.

2. Qué datos personales tratamos

Cuando nos contactas o registras a tu empresa (visitantes y clientes):

  • Nombre, correo electrónico y teléfono o WhatsApp de la persona de contacto.
  • Datos de la empresa: razón social, RFC, giro, número de colaboradores y plan elegido.
  • Datos de facturación y de pago. Los datos de tarjeta los recibe y guarda directamente nuestro procesador de pagos (Stripe); vikyRH no almacena el número completo de tu tarjeta.

Cuando usas el sistema (administradores, personal de RH y colaboradores con cuenta):

  • Datos de cuenta: nombre, correo, contraseña (almacenada cifrada), llaves de acceso (passkeys) y datos de verificación en dos pasos.
  • Datos de uso y seguridad: dirección IP, tipo de navegador o dispositivo, fecha y hora de acceso.

Datos de colaboradores que la empresa captura en el sistema (vikyRH como encargado):

  • Identificación y contacto: nombre, fotografía, fecha de nacimiento, CURP, RFC, domicilio, teléfono, correo y contactos de emergencia.
  • Laborales: puesto, área, jefe directo, fecha de ingreso, turno, historial de movimientos, capacitación y constancias.
  • Asistencia: checadas (fecha, hora y, cuando la empresa lo configura, ubicación aproximada del dispositivo), retardos, faltas, incidencias, tiempo extra, vacaciones y solicitudes.
  • Financieros y de nómina: número de seguridad social, salario y datos bancarios (CLABE, que se almacena cifrada).
  • Disciplinarios: actas administrativas que la empresa registre.

vikyRH no solicita datos de salud, origen étnico, religión, ideología ni preferencias sexuales como parte de su funcionamiento habitual. Si en el futuro se solicitaran datos sensibles, se pedirá tu consentimiento expreso por separado.

3. Para qué los usamos

Finalidades necesarias (sin ellas no podemos prestar el servicio):

  • Atender tu solicitud de demo o registro, revisarla y activar la cuenta de tu empresa.
  • Crear y administrar cuentas de usuario, autenticarte y proteger el acceso.
  • Prestar el servicio contratado: expediente, asistencia, vacaciones, comunicados, reportes y demás funciones del sistema.
  • Cobrar la suscripción, gestionar renovaciones y atender aclaraciones de pago.
  • Enviar correos operativos (invitaciones, restablecimiento de contraseña, avisos de cuenta y de cobro).
  • Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad.
  • Seguridad, prevención de fraude y soporte técnico.

Finalidades secundarias (puedes oponerte sin que afecte el servicio):

  • Enviarte información sobre mejoras, novedades o promociones de vikyRH.
  • Elaborar estadísticas internas y mejorar el producto, con datos disociados cuando sea posible.

Si no deseas que tus datos se traten para las finalidades secundarias, escríbenos a ventas@solucionesigem.com indicándolo.

4. Con quién compartimos tus datos

No vendemos tus datos personales. Solo los compartimos con:

  • La empresa que te contrata (tu patrón): tiene acceso a los datos de su personal según los permisos de cada usuario.
  • Proveedores que nos prestan servicios, que tratan datos únicamente para ese fin: procesamiento de pagos (Stripe), envío de correo electrónico, alojamiento e infraestructura del servidor.
  • Autoridades competentes, cuando la ley lo exija o exista una orden fundada y motivada.

Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de México. En ese caso exigimos medidas de protección equivalentes a las de este aviso. Las transferencias necesarias para cumplir la relación jurídica con nosotros no requieren tu consentimiento conforme a la LFPDPPP.

5. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Tienes derecho a Acceder a tus datos, Rectificarlos si son inexactos, Cancelarlos cuando consideres que no se necesitan y Oponerte a su uso para ciertos fines, así como a revocar tu consentimiento y a limitar el uso o divulgación de tus datos.

Para ejercerlos, envía tu solicitud a ventas@solucionesigem.com con: tu nombre y un medio para responderte, copia de una identificación oficial, la descripción clara del derecho que quieres ejercer y de los datos involucrados y, si es rectificación, la documentación que sustente el cambio. Te responderemos en un máximo de 20 días hábiles y, si procede, haremos efectiva la solicitud en los 15 días hábiles siguientes.

Si eres colaborador de una empresa cliente, tu solicitud sobre datos laborales debe dirigirse primero a tu empresa (el responsable); nosotros te apoyaremos a canalizarla. Ten presente que algunos datos laborales, fiscales y de seguridad social deben conservarse por obligación legal (Ley Federal del Trabajo, IMSS, SAT) y por eso no siempre podrán cancelarse.

6. Conservación y seguridad

Conservamos los datos durante la vigencia del servicio y, después, el tiempo que exijan las obligaciones legales y de prescripción aplicables. Por normativa laboral, los registros de asistencia, incidencias y movimientos del personal no se eliminan: se anulan con motivo y se conservan.

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas: conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas almacenadas con cifrado, cifrado de datos sensibles como la CLABE, separación de la información entre empresas, control de acceso por permisos y verificación en dos pasos opcional.

7. Cookies y tecnologías similares

Usamos únicamente las cookies necesarias para que el sistema funcione (mantener tu sesión iniciada y proteger formularios). No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

8. Cambios a este aviso

Podemos modificar este aviso por cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial, te avisaremos por correo.

9. Autoridad

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares.

Consulta también los Términos y condiciones.